Protokół przeglądu – co powinien zawierać? Uniwersalny protokół dla serwisanta

Wykonujesz regularne przeglądy urządzeń, instalacji lub obiektów u klientów? Po wykonanej pracy warto zostawić po sobie czytelny dokument potwierdzający, co zostało sprawdzone i wykonane.

Nie każdy przegląd wymaga jednak rozbudowanego, branżowego formularza. W wielu przypadkach wystarczy prosty protokół przeglądu, zawierający najważniejsze informacje o kliencie, przedmiocie przeglądu, wykonanych pracach, zaleceniach oraz osobach wykonujących i odbierających usługę.

W tym artykule pokazujemy, co warto umieścić w takim dokumencie i jak przygotować uniwersalny protokół przeglądu bez ręcznego przepisywania za każdym razem tych samych danych.

Ten materiał kierujemy przede wszystkim do serwisantów, instalatorów, monterów i firm wykonujących regularne przeglądy u swoich klientów.

Czym jest protokół przeglądu?

Protokół przeglądu to dokument, który pozwala zapisać najważniejsze informacje dotyczące wykonanej wizyty.

Może potwierdzać m.in. datę wykonania przeglądu, jego zakres, wykonane czynności, zauważone problemy oraz przekazane klientowi zalecenia.

Dzięki temu zarówno serwisant, jak i klient mogą później wrócić do informacji dotyczących konkretnego przeglądu.

Protokół może być przydatny przy obsłudze m.in.:

• urządzeń grzewczych i chłodniczych,
• klimatyzacji,
• pomp ciepła,
• instalacji,
• urządzeń technicznych,
• wyposażenia obiektów,
• przeglądów kominiarskich,
• urządzeń wymagających okresowej obsługi,
• innych cyklicznych prac serwisowych.

W przypadku przeglądów podlegających szczególnym wymaganiom prawnym, technicznym lub branżowym należy oczywiście stosować dokumentację wymaganą dla danego rodzaju kontroli. Uniwersalny protokół nie zastępuje dokumentów wymaganych odrębnymi przepisami.

Co powinien zawierać uniwersalny protokół przeglądu?

Nie ma potrzeby tworzenia formularza składającego się z kilkudziesięciu pól, jeżeli charakter wykonywanej pracy tego nie wymaga.

W prostym protokole serwisowym warto uwzględnić przede wszystkim kilka podstawowych elementów.

1. Dane wykonawcy

Dokument powinien pozwalać jednoznacznie określić, kto wykonał przegląd.

Mogą znaleźć się tutaj:

• nazwa firmy,
• imię i nazwisko serwisanta,
• telefon,
• adres e-mail.

Dzięki temu klient otrzymuje dokument bezpośrednio od firmy, która wykonała usługę.

2. Dane klienta

Kolejnym elementem są podstawowe dane klienta, dla którego wykonano przegląd.

W zależności od rodzaju działalności może to być osoba prywatna lub firma.

Jeżeli serwisant korzysta z systemu do zarządzania klientami, nie ma potrzeby wpisywania tych danych ręcznie przy każdym kolejnym przeglądzie.

3. Urządzenie, instalacja lub obiekt

Protokół powinien jasno wskazywać, czego dotyczył wykonany przegląd.

Może to być przykładowo:

• klimatyzator,
• pompa ciepła,
• kocioł,
• instalacja,
• komin,
• urządzenie techniczne,
• dowolny inny obiekt podlegający okresowym przeglądom.

Jeżeli urządzenie posiada numer seryjny, model lub inne oznaczenie identyfikacyjne, również warto umieścić je w protokole.

4. Data wykonania przeglądu

Data pozwala jednoznacznie powiązać dokument z konkretną wizytą.

Ma to szczególne znaczenie przy urządzeniach i instalacjach, które są kontrolowane regularnie.

Dobrze prowadzona historia przeglądów okresowych pozwala później szybko sprawdzić, kiedy odbywały się poprzednie wizyty i co zostało podczas nich wykonane.

5. Zakres wykonanych prac

To jedna z najważniejszych części protokołu.

Serwisant powinien krótko opisać czynności wykonane podczas wizyty.

Nie musi to być rozbudowany raport. Najważniejsze, aby zapis był zrozumiały zarówno dla wykonawcy, jak i klienta.

6. Uwagi i zalecenia

Jeżeli podczas przeglądu wykryto problem albo klient powinien wykonać określone działania, warto pozostawić tę informację w protokole.

Pole może być opcjonalne — jeżeli nie ma dodatkowych zaleceń, nie trzeba go wypełniać.

7. Zdjęcia

W niektórych przypadkach warto uzupełnić protokół o dokumentację zdjęciową.

Zdjęcie może pokazywać stan urządzenia, wykonaną pracę, zauważoną usterkę lub inny istotny element przeglądu.

Nie chodzi jednak o tworzenie rozbudowanej galerii. Kilka odpowiednio dobranych zdjęć zazwyczaj wystarczy do udokumentowania wykonanej pracy.

8. Podpis serwisanta i klienta

Protokół może również zawierać podpis osoby wykonującej przegląd oraz klienta lub osoby odbierającej wykonaną pracę.

W przypadku protokołu tworzonego na telefonie lub tablecie podpis można złożyć bezpośrednio na ekranie.

Papier, Word, PDF czy protokół tworzony podczas przeglądu?

Przy niewielkiej liczbie klientów tradycyjny wzór protokołu przeglądu w PDF lub Wordzie może być wystarczający. Na stronie dokumentów Majstro znajdziesz też gotowe wzory branżowe do wydruku, gdy potrzebujesz konkretnego formularza.

Problem pojawia się wtedy, gdy firma wykonuje regularnie kilkanaście, kilkadziesiąt lub kilkaset przeglądów.

Za każdym razem trzeba wtedy ponownie:

• wpisać dane klienta,
• wpisać dane urządzenia,
• podać datę,
• opisać wykonane prace,
• przygotować dokument,
• zapisać go w odpowiednim miejscu,
• przesłać klientowi.

Przy pojedynczym przeglądzie zajmuje to tylko kilka minut. Przy setkach wizyt rocznie robi się z tego sporo dodatkowej pracy.

Dlatego wygodniejszym rozwiązaniem jest tworzenie protokołu bezpośrednio przy danym przeglądzie, wykorzystując informacje, które firma już posiada w swoim systemie.

Jak utworzyć uniwersalny protokół przeglądu w Majstro?

W Majstro protokół jest bezpośrednio powiązany z konkretnym przeglądem.

Nie trzeba tworzyć dokumentu od początku ani ponownie przepisywać danych.

Wystarczy:

1. wejść w Kalendarz,
2. wybrać konkretny przegląd,
3. przejść do sekcji Dokumenty,
4. kliknąć „Utwórz protokół w Majstro”.

Dane klienta, urządzenia, serwisanta oraz data wykonania zostaną uzupełnione automatycznie.

Pozostaje wpisać zakres wykonanych prac oraz — jeśli jest taka potrzeba — uwagi i zalecenia.

Do protokołu można również dodać zdjęcia oraz podpis serwisanta i klienta.

Gotowy dokument można następnie pobrać w formacie PDF lub wysłać bezpośrednio na adres e-mail klienta.

Jeden protokół, cała historia przeglądów

Największą różnicą między zwykłym wzorem PDF a protokołem tworzonym w systemie jest to, co dzieje się z dokumentem później.

Protokół utworzony w Majstro pozostaje przypisany do konkretnego przeglądu oraz urządzenia.

Dzięki temu przy kolejnej wizycie można wrócić do historii urządzenia i sprawdzić wcześniejsze przeglądy oraz utworzone do nich protokoły.

Nie trzeba szukać dokumentów w folderach, wiadomościach e-mail czy na różnych komputerach.

Protokół jest dokumentem Twojej firmy

Protokół wygenerowany w Majstro nie zawiera logo ani informacji reklamujących Majstro.

Dokument jest przygotowany dla klienta firmy serwisowej i zawiera dane wykonawcy.

Dzięki temu klient otrzymuje protokół bezpośrednio od firmy, która wykonała przegląd.

Czy uniwersalny protokół sprawdzi się w każdej branży?

Nie zawsze.

Jeżeli dany rodzaj przeglądu wymaga określonego prawem formularza, pomiarów, tabel, konkretnych oświadczeń lub innych elementów dokumentacji, należy stosować właściwy dla niego dokument.

Uniwersalny protokół jest przeznaczony przede wszystkim do sytuacji, w których serwisant potrzebuje prostego potwierdzenia:

kto → u kogo → co sprawdził → co wykonał → jakie pozostawił zalecenia → kiedy wykonał przegląd.

Dzięki temu może być stosowany w wielu różnych firmach serwisowych bez tworzenia osobnego formularza dla każdego rodzaju urządzenia.

Regularnie wykonujesz przeglądy u klientów?

Jeżeli prowadzisz firmę serwisową i regularnie wracasz do klientów na kolejne przeglądy, możesz prowadzić cały proces w Majstro.

Pilnujesz terminów, historii urządzeń i kolejnych przeglądów, a po wykonanej pracy tworzysz gotowy protokół w kilka kliknięć.

Prowadzisz firmę serwisową? Sprawdź protokoły w Majstro →